Visual managment(시각적 관리) 는 5S 의 견고한 기반을 만드는데 도움이 되는 컨셉이다. 5S의 철학은 는 Lean(린) 에서 정의한 8가지 낭비를 제거하여 작업 공간을 보다 효율적으로 구성하고 관리하는 것을 말한다.
작업공간의 관리에 있어 색, 단어, 그림 또는 기호 같은 시각적 아이템들 이용해서 달성목표, 정보, 표준, 경고 등의 정보를 전달하는 것을 포함한다. 작업장의 안전과 Lean 의 적용을 위해 필수적이라 할 수 있다. Lean(린) 방법론인 5S는 다음의 단계를 수행한다.
The Toyota Way – 14 Principles of Lean Management.
#1– “Base yourmanagement decisions on a long-term philosophy, even at the expense of short-term financial goals.” 단기적인 재무목표를 희생하더라도 장기적 철학에 근거하여 경영결정을 내려라
#2– “Create acontinuous process flowto bring problems to the surface.” 연속적인 공정 흐름을 만들어 문제를 평면화 한다.
#3– “Use ‘pull’ systemsto avoid overproduction.” 과잉생산을 피하기 위해 "Pull" 시스템을 사용한다.
#4– “Level out the workload(work like the tortoise, not the hare).” 작업량을 수평으로 맞춰라
#5– “Build aculture of stopping to fix problems, to get the quality right the first time.” 우선 올바른 품질을 위해서, 문제를 해결하기 위해 멈추는 문화를 구축하라.
#6– “Standardized tasksandprocessesare the foundations for continuous improvement and employee empowerment.” 표준화된 업무와 프로세스는 지속적인 개선과 직원 역량 강화를 위한 기반이다.
#7– “Usevisualcontrols, sono problems are hidden.” 눈으로 보는 관리를 사용하여 숨겨진 문제를 없게 하라.
#8– “Use only reliable, thoroughly tested technologythat serves your people and process.” 인력과 프로세스를 지원하는 신뢰할 수 있고 철저하게 테스트된 기술만을 사용하십시오.
#9– “Grow leaderswho thoroughly understand the work, live the philosophy, and teach it to others.” 일을 철저히 이해하고 철학을 실천하며 다른 사람에게 가르치는 리더를 키워라
#10– “Develop exceptional peopleand teams who follow your company’s philosophy.” 회사 철학을 따르는 뛰어난 사람들과 팀을 개발하라.
#11– “Respect your extended networkof partners and suppliers by challenging them and helping them improve.” 파트너 및 공급업체에 도전하고 개선을 지원함으로써 파트너 및 공급업체의 확장된 네트워크를 존중하라.
#12– “Go and seefor yourself to thoroughly understand the situation.” 자신이 직접 가서 상황을 파악하라
#13– “Makedecisions slowly by consensus, thoroughly considering all options;implement decisions rapidly.” 합의를 통해 천천히 결정을 내리고, 모든 옵션을 철저히 고려하여 신속하게 결정을 실행하라
Sustain– The final step of 5S is certainly the most challenging: remaining disciplined enough to sustain the positive changes made in the first three steps. It is critical that the new system be maintained or the efforts and costs put into developing the new system will be pointless. By putting a formal system in place that includes regular training and communication, employees will be able to comfortably conform to the company’s 5S procedures.
습관화 - 5S 의 마지막 단계이자 가장 도전적인 단계이다. 처음 세 단계에서 이루어진 긍정적인 변화를 지속할 수 있을 만큼 충분히 훈련된 상태를 유지하는 것이다. 새로운 시스템을 유지하거나 새로운 시스템을 개발하는데 드는 노력과 비용이 무의미할 것이라는 것은 매우 중요하다. 정기적인 교육과 커뮤니케이션을 포함하는 공식적인 시스템을 마련함으로써, 직원들은 회사의 5S 절차에 편안하게 순응할 수 있게 될 것이다.
Standardize– Now that the first three steps are in play, it’s time to standardize these new practices. All employees need to be included in the creation of a set of standards that will become the new norm for the workspace. When these new standards and best practices are implemented, the old habits will soon die out and be replaced by the more efficient patterns of behavior. New standards, however, will probably require some oversight and enforcement until they are habitual; reminders such as visuals and emails are effective tools to help these new standards become set in stone.
청결(표준화) - 이제 앞의 세단계가 실행중이므로, 이제 이러한 새로운 관행을 표준화해야 한다. 모든 직원은 작업장의 새로운 표준이 될 표준서에 포함되어야 한다. 이러한 새로운 기준과 모범 사례가 시행되면, 오래된 습관은 곧 사라지게 되고 보다 효율적인 행동 패턴으로 대체될 것이다. 그러나 새로운 표준은 습관화 되기 전까지는 어느 정도 감시와 시행을 필요로 할 것이다. 시각화와 이메일 같은 알림은 이러한 새로운 표준이 정립되는 것을 돕는 효과적인 도구이다.
Shine– With the clutter gone and the storage organized, the next step is to properly and thoroughly clean the work area every day. This step is critical as a way of sustaining the improvements begun in the Sort and Set phases. All storage areas, machines, equipment, tools and work surfaces must be cleaned and checked regularly. Employees will feel more comfortable in this clean and uncluttered environment, which could also lead to increased ownership of the organization’s goals and vision.
청소(샤인) - 불필요한 것을 없애고 수납공간을 정돈한 다음 단계는 작업공간을 매일 적절하고 철저하게 청소 하는 것이다. 이 단계는 정리, 정돈 단계에서 시작된 개선을 지속하는 방법으로서 중요하다. 모든 보관 구역, 기계, 장비, 공구 및 작업테이블은 정기적으로 청소하고 점검해야 한다. 직원들은 이 깨끗하고 잘 정돈된 환경에서 더 편안함을 느낄 것이고, 이것 또한 조직의 목표와 비전에 대한 오너쉽을 증가 시킬수도 있다.
Set in Order – The goal of this step is to examine methods of storage that are effective and efficient, sometimes referred to as “visual management,” and then create a work environment that is organized, ergonomic, uncluttered and easily navigable. Some questions to ask during this step might be: Which specific items are needed to perform a task? How many items need to be readily accessible and where should they be located?
정돈 - 이 단계의 목표는 "시각적 관리" 라고도 하는 효과적이고 효율적인 보관 방법을 검토한 후 조직적이고 인간공학적이며 정돈되지 않은 아이템을 쉽게 탐색 할수 있는 작업 환경을 구축 하는 것이다. 이 단계에서 다음과 같이 질문 할수 있다. 작업을 하는데 필요한 구체적인 아이템은 무엇인가? 쉽게 접근할 수 있는 아이템은 몇개가 필요하며, 어디에 위치 해야 하는가?
The methodical storage of materials means that every item has a predetermined location where it will remain until it used, and then it will be returned immediately following its use. Labels and color coding are also helpful techniques to use in this step. With an organized and efficient use of storage, everyone is easily able to locate important items and enjoy a less stressful work environment.
자재를 체계적으로 보관 하는 것은 모든 품목이 사용할 때까지 남아 있을 장소를 미리 정해 놓고, 사용 후 즉시 반환한다는 것을 말한다. 라벨과 색상코딩도 이 단계에서 사용하는 데 도움이 되는 기법이다. 체계적이고 효율적인 스토리지 사용으로, 모든 사람들은 쉽게 중요한 아이템을 찾을 수 있고 스트레스를 덜 받는 작업 환경을 즐길수 있다.
Sort – This step focuses on the elimination of any unnecessary workplace clutter. In a process called “red tagging,” all workplace items are sorted through, with a red tag placed on any that are not absolutely necessary for completing a task. Once tools, supplies, materials and equipment have been tagged, they are then relocated to a holding area for a follow up evaluation. Items that are only seldom used can be stored closer in proximity to the workspace, while obsolete clutter should be discarded.
Sorting’s benefits include: a more effective use of space, simplified tasks, a reduction in hazards, and a significant decrease in distracting clutter.
정리 - 이 단계는 작업장에 불필요한 아이템을 제거하는데 초점을 맞춘다. "레드 태깅" 이라고 불리는 이 과정에서, 작업장의 모든 아이템들이 구분되어지고, 작업에 절대적으로 필요하지 않은 아이템에 레드 태그를 부착한다. 공구, 소모품, 자재, 장비에 태그를 부착한 후에 보관 구역으로 이동하여 후속평가를 실시한다. 거의 사용하지 않는 아이템은 작업공간 가까이에서 보관할 수 있는 반면, 불필요한 아이템은 버려야 한다.
정리의 이점은 다음과 같다. 보다 효율적인 공간의 활용, 작업은 단순화, 위험요소 감소, 산만함의 현저한 감소.
